Rapportering av voksenopplæring (VO) er en viktig del av korpsdriften, både for å sikre økonomisk støtte og for å oppfylle kravene til dokumentasjon. Denne artikkelen gir en oversikt over hva VO er, hvorfor det er nødvendig å levere rapporter, og hvordan dette gjøres i Styreportalen. Vi inkluderer også svar på ofte stilte spørsmål og vanlige fallgruver.
Hva er VO og hvorfor rapportere?
Voksenopplæringsmidler (VO) er en statlig støtte som gis til organisert opplæring i korps, inkludert gruppe- og samspilløvelser. Støtten gis per undervisningstime, uavhengig av antall deltakere, så lenge kravene til minimumsdeltakelse er oppfylt.
Hvorfor levere VO-rapport?
- Sikrer tilskudd som kan brukes til drift av korpset.
- Oppfyller lovpålagte krav til dokumentasjon.
- Viser frem korpsets aktivitet og engasjement.
Regler for innlevering
- Frister: Rapportene for vårhalvåret må leveres innen 30. juni, og for høsthalvåret innen 15. desember. Husk at rapporten først kan sendes etter at siste øvingsdato er passert.
- Alderskrav: Deltakerne må fylle 14 år i løpet av rapporteringsåret.
- Oppmøtekrav: Minst 75 % av timene må være oppfylt for hver deltaker som skal inkluderes.
- Minimumskrav: Fire deltakere + dirigent/instruktør er påkrevd for å kunne rapportere.
- Varighet: Opplæringstiltaket må være på minst fire timer totalt, med minimum én time per økt.
Hvordan rapportere VO i Styreportalen
Ved å legge inn alle aktivitetene til korpset i aktivitetskalenderen i Styreportalen kan korpset potensielt spare veldig mye tid når VO-rappporten skal innleveres.
Det er to måter å rapportere på: forenklet innlevering og manuell innlevering.
1. Forenklet innlevering
Forenklet innlevering kan brukes dersom fraværsprotokoll er ført i Styreportalen/Tutti-appen.
- Gå til Styreportalen, trykk på Grønn knapp: forenklet innlevering.
- Velg datoer og studieplan.
- Marker aktivitetene du ønsker å rapportere.
- Sørg for at fraværsprotokollen er korrekt ført.
- Fyll inn:
- Navn på dirigent/instruktør.
- Tidspunkt for aktivitetene.
- Klikk Opprett og send inn.
2. Manuell innlevering
Brukes dersom korpset ikke har brukt Styreportalens kalender- og fraværsfunksjoner. Her er dere ansvarlig for at all informasjon er riktig, og at antall timer er regnet ut riktig i forhold til tilgjeldende regler. Bruker dere manuell innlevering anbefaler vi å ta i bruk Tutti.
- Gå til Styreportalen, trykk på Grønn knapp: manuell innlevering.
- Fyll ut alle feltene med *:
- Navn på aktivitet.
- Datoer og antall timer.
- Studieplan og instruktørens navn.
- Frammøteliste (signert av leder/kasserer).
- Last opp frammøteliste.
- Klikk Opprett og send inn.
Fordelene å bruke Tutti for de som leverer VO-rapport
- Mulighet til forenklet innlevering
- Enkel registrering av fremmøte på aktiviteter
- Full kontroll på deltakerne
- Automatisk utregning i henhold til gjeldende regler
Huskeregel 1: Det skal alltid føres fraværsprotokoll på hver aktivitet som tilhører en VO studieplan. Egenmelding teller ikke. Dette er bare for å ha en oversikt over fremmøte.
Vanlige fallgruver ved innlevering
For både manuell og forenklet levering:
- Du skal ikke levere fellesøvelser + grupper i samme rapport - Disse må leveres i separate rapporter: 1 rapport for fellesøvelse, 1 rapport pr. gruppe ved gruppeøvelser
- Du skal ikke liste opp konserter i egen rapport - Konsertene må inngå som del av rekken med rapporterte øvelser.
Huskeregel 2: En rapport gjelder samme gruppe mennesker over tid
Forenklet:
- Seminar skal ikke rapporteres som flere dager - Her må det deles opp (i kalender), slik at det kun er antall øve-timer som rapporteres. Vær nøyaktig!
- Dere har glemt å føre frammøte i Tutti-appen - Sikre gode rutiner på å føre fremmøte ved hver aktivitet.
- Du skal ikke ta med øvelser som er avlyst, eller øvelser hvor det ikke har vært noen til stede - Husk å sjekke hvilke øvelser som er huket av når du sender inne rapporten.
Manuell rapport:
- Du har ikke renskrevet frammøteliste - Frammøtelisten skal kun inneholde navn på de personene som har riktig alder og nok frammøte til at de kan rapporteres.
- Du har huket av for mange eller for få personer i rapporten - Det skal stå de samme navnene i rapport og frammøteliste. Personer over 14 år, som har 75% eller mer frammøte.
Huskeregel 3: Dersom man gir aktivitetene et nøyaktig navn og beskrivelse er det enklere å søke dem opp i oversikten når en skal levere rapport.
Vi har spilt inn et webinar om VO-rapportering!
Vil du vite mer om hvordan du leverer VO-rapport, anbefaler vi å se et av våre webinar. Webinaret er tilgjengelig for deg å se når du ønsker.
Trykk
HER for å komme til webinaret.
- Hva er VO
- Hvordan levere VO-rapport
- Spørsmål
Vanlige spørsmål (FAQ)
Her er en omfattende liste med spørsmål rundt VO.
Generelt om Voksenopplæringsmidler (VO):
- Hva er Voksenopplæringsmidler (VO)?
VO er statlig støtte til organisert opplæring i korps, inkludert gruppe- og samspilløvelser. Støtten gis pr. undervisningstime, så lenge minimumskravene for deltakelse oppfylles.
- Hvem kan søke VO-midler?
Alle korps og drilltropper kan rapportere for VO-midler, så lenge kriteriene for støtte oppfylles.
- Er det kun leder som kan rapportere VO?
Nei, alle som har et styreverv registrert i Styreportalen kan rapportere VO.
- Hva er fristene for å rapportere VO?
Fristen for vårhalvåret er 30. juni, og for høsthalvåret er det 15. desember.
- Kan vi rapportere etter fristen?
Rapporten kan sendes inn så lenge siste øvingsdato er passert. Rapportering i forkant er ikke mulig.
Om kriterier og regler:
- Hva er kriteriene for å rapportere VO?
- Minst 4 deltakere som fyller 14 år i rapporteringsåret eller er eldre.
- Opplæringen må vare minst 4 timer totalt, med minst 1 time pr. økt.
- Minst 75 % oppmøte må dokumenteres for deltakerne.
- Opplæringen må være basert på en godkjent studieplan.
- Kan dirigenten/instruktøren stå på deltakerlisten?
Nei, dirigenter/instruktører skal ikke være registrert som deltakere.
- Kan seminarer, konserter og ekstraøvelser rapporteres?
Ja, alle typer opplæring kan rapporteres, så lenge de oppfyller kriteriene.
- Hvordan beregnes timer for VO?
En undervisningstime er 60 minutter, med mulighet for å inkludere 15 minutters pause pr. time.
- Hva skjer hvis vi har øvelser etter rapporteringsfristen?
Du må vente med å sende inn rapporten til alle VO-aktiviteter er gjennomført.
- Hvor mange deltakere må være til stede for at timen skal rapporteres?
Minimum 4 deltakere pluss dirigent/instruktør.
Om frammøte og fraværsprotokoll:
- Må vi føre frammøte for hver øving?
Ja, frammøte må dokumenteres for hver øvelse. Ved forenklet rapportering gjøres dette i Styreportalen. Fravær kan enkelt føres i Tutti dersom aktivitetene ligger i kalenderen.
- Hva skjer hvis det ikke er ført fraværsprotokoll?
Øvelsen regnes ikke som gyldig for rapportering.
- Hvorfor vises «Nei» under «Oppmøte» i Styreportalen?
Dette skjer hvis det ikke er ført fraværsprotokoll for aktiviteten.
- Hva må frammøtelisten inneholde ved manuell rapportering?
- Navn på deltakere med riktig alder og nok oppmøte.
- Oversikt over datoer, klokkeslett og oppmøte pr. øvelse.
- Signatur fra en bekreftende person, som leder eller kasserer.
Om rapportering:
- Hva er forskjellen på forenklet og manuell innlevering?
- Forenklet: Korpset bruker kalender og fraværsprotokoll i Styreportalen/Tutti, som automatisk genererer rapporten.
- Manuell: Fyll ut et skjema med alle nødvendige opplysninger og last opp frammøtelisten i Styreportalen.
- Hvordan fungerer forenklet innlevering?
- Marker aktiviteter i Styreportalen som du ønsker å rapportere.
- Systemet fyller ut feltene automatisk, men du må manuelt legge inn instruktør og tidspunkt.
- Hva må fylles ut i en manuell rapport?
- Aktivitetens navn, datoer, antall timer, instruktørens navn, antall dager og tidspunkt.
- Last opp en korrekt ført frammøteliste.
- Hvor lang tid tar rapporteringen?
Selve rapporteringen tar bare noen minutter, forutsatt at alle nødvendige dokumenter er tilgjengelige.
- Kan vi sende rapporten på e-post?
Nei, all rapportering må gjøres i Styreportalen.
Vanlige fallgruver:
- Hva er de vanligste feilene ved rapportering?
- Samle gruppeøvelser og fellesøvelser i én rapport.
- Ikke føre fraværsprotokoll.
- Rapportere øvelser som er avlyst eller hvor ingen møtte.
- Hva gjør vi hvis rapporten ikke kan sendes inn?
Kontroller om alle krav er oppfylt, som minimum 4 deltakere, riktig alder, og 75 % oppmøte.
Diverse spørsmål:
- Hva gjør vi om vi har færre enn 4 deltakere?
Det er mulig å søke om dispensasjon i spesielle tilfeller. Ta kontakt med NMF for mer informasjon.
- Hvordan registrerer vi studieplan i rapporten?
Velg en godkjent studieplan fra listen over studieplaner tilgjengelig i Styreportalen.
- Kan vi kombinere flere typer opplæring i én rapport?
Nei, du må opprette separate rapporter for fellesøvelser, seksjonsøvelser og gruppeøvelser.
Ved korrekt utført rapportering sikrer dere ikke bare økonomisk støtte, men også oversikt og orden i korpsets aktiviteter. Lykke til med VO-rapporteringen!