Hvordan føre fravær og oppmøte?
Å ha styre på hvem som kommer på en aktivitet er en sentral del i planleggingen og utførelsen av organisasjonens aktiviteter.
Derimot hvem som faktisk var på aktivitet er viktig i planlegging av fremtidige aktiviteter. Det er også ofte krav til dokumentert oppmøte på søknader og rapporter som organisasjonen skal levere til forbund eller sentral-organisasjoner. (Eksempel: Voksenopplæring, m.m.)
I Styreportalen/Tutti deler vi oppmøte/fravær i to deler:
- En egenmelding hvor medlemmer gir beskjed om de kommer/ikke kommer før en aktivitet. Denne listen kan brukes til planlegging og forberedelse før en aktivitet.
- En fraværsprotokoll som er en bekreftelse på hvem som faktisk er/var på en aktivitet. Om organisasjonen har tilgang til "Søknader og rapporter" i Styreportalen så er det er fraværsprotokollen som brukes til innleveringer her der man må rapportere fravær.
Påmeldings-typer
Under oppretting velger man også hvilken type påmelding en aktivitet skal ha. Dette endrer hvordan egenmeldingen fungerer, mens fraværsprotokoll vil virke likt på alle aktiviteter.
Det er tre forskjellig typer påmelding aktiviteter kan ha:
- Påmelding: Alle deltakere blir registreres med ukjent oppmøte og de må selv gi beskjed om de kommer eller ikke kommer på aktiviteten. Denne påmeldingstypen anbefales hvis man må ha bekreftelse fra personer som skal delta. Eksempel hvis man må bestille materialer før aktiviteten, eller man må lage plass til deltakerne.
- Avmelding: Alle deltakere blir registrert som at de kommer på aktiviteten og man må manuelt registrere om man ikke kommer. Dette er anbefalt for aktiviteter som øvinger, treninger, etc. der man forventer at alle kommer med mindre de melder fravær.
- Ikke påmelding: Deltakere vil ikke kunne melde oppmøte. Personer som kan redigere oppmøte kan fortsatt manuelt registrere dette på aktiviteten.
Opprette en aktivitet
Aktiviteter kan opprettes enten i Styreportalen.no under "Kalender" eller i Tutti-appen under "Hjem --> Aktiviteter".
Styreportalen
Ved å klikke på "+"-knappen i øvre venstre hjørne av kalenderen kan du opprette en ny aktivitet.
Når du har trykket på "+"-knappen får du opp flere felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter.
Det er fem felter som må fylles ut; Tittel, Start, Slutt, Gjelder for, og Påmeldingstype.
Etter du har lagt inn info om aktiviteten kan du opprette den ved å trykke "Lagre" nede i høyre hjørnet.
For mer info se: "Hvordan opprette en aktivitet?"
Tutti
Trykk på den oransje "+"-knappen i nedre høyre hjørnet inne i aktivitets-listen under "Hjem --> Aktiviteter".
Du får nå opp valget "Lag ny aktivitet". Trykk på dette for å få opp felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter.
Det er fem felter som må fylles ut; Tittel, Start, Slutt, Gjelder for, og Påmeldingstype.
Etter du har lagt inn info om aktiviteten kan du opprette den ved å trykke "Opprett aktivitet" nederst.
Se egenmelding og fraværsprotokoll
Styreportalen
Inne på Styreportalen.no kan man se oppmøte på en aktivitet under "Kalender" ved å trykke på aktiviteten du vil se oppmøte for.
For å se fraværsprotokoll kan man trykke på "Fraværsprotokollen" knappen over denne listen.
Tutti
Styret og personer med tilgang kan også se egenmelding og fraværsprotokoll rett i Tutti-appen.
Gå inn på "Hjem --> Aktiviteter" og trykk inn på aktiviteten man ønsker å se oppmøte for.
Inne på aktiviteten ser man nederst egenmelding og fraværsprotokoll. Under "Egenmelding" ser man antall personer som har sagt de "Kommer" og "Kommer ikke", mens under "Fraværsprotokoll" ser man antall som var på aktiviteten, antall som ikke var på aktiviteten, og hvem det gjenstår å føre fravær på.
Du kan trykke på tallene under "Egenmelding" og "Fraværsprotokoll" for å få opp fullstendig liste over egenmelding og fraværsprotokoll.
Hente ut oppmøterapport
I Styreportalen kan man hente ut en liste over fravær(fraværsprotokoller) som er ført på aktiviteter.
Dette gjøre man ved først å trykke på den blå knappen merket "Oppmøterapport" oppe til høyre inne på "Kalender".
Du vil nå få oppe en liste med aktiviteter til venstre og noen valg til høyre.
Velg først "Fra dato" og "Til dato" for perioden du ønsker å ta ut fravær for.
Du kan nå søke, filtrere og/eller sortere aktivitetene i listen slik at du får opp aktivitetene du ønsker.
OBS: Vi anbefaler å ta ut oppmøte for en type aktivitet og en type gruppe av gangen. Om man ønsker oversikt over oppmøtet til flere grupper/avdelinger anbefaler vi å ta ut flere oppmøterapporter.
Når man har søkt og filtrert huk så av i boksen foran tittelen til de aktivitetene man ønsker å ha med på oppmøterapporten.
Trykk så på "Eksport Oppmøterapport" for å hente ut rapporten.
Redigere egenmelding
Deltakere kan redigere egenmeldingen sin selv i Tutti-app eller på Tutti-web (tuttiweb.no), men styret og personer med tilgang kan også redigere egenmelding for personer i Tutti-app.
Dette kan være nyting om en person gir beskjed utenfor Tutti at de ikke kan komme på en aktivitet.
Vi anbefaler å holde egenmelding oppdatert og så korrekt som mulig, siden dette gjør føring av fravær mye enklere.
- Trykk inn på "Hjem --> Aktiviteter".
- Du kan redigere både fremtidige eller tidligere aktiviteter.
For å velge om man ser frem eller tilbake i tid trykk den blå runde knappen med et filter nede i aktivitets listen. - Trykk inn på aktiviteten du ønsker å rediger.
- Trykk inn på egenmeldingen -listen ved å trykke på et av tallene under "Egenmelding"
- Her får du en liste over personer som er deltakere på aktiviteten. Det lille symbolet til høyre for personens navn viser hva personen har registrert på egenmelding. Du kan velge visning ved å trykke på antallet øverst på siden.
- For å markere en person som "Kommer/Møtt" eller "Kan ikke/Ikke møtt" sveip personen i listen til høyre eller venstre.
Redigere fraværsprotokoll
Styret kan føre og redigere fraværsrapporten i Tutti-appen.
- Trykk inn på "Hjem --> Aktiviteter".
- Du kan redigere både fremtidige eller tidligere aktiviteter.
For å velge om man ser frem eller tilbake i tid trykk den blå runde knappen med et filter nede i aktivitets listen. - Trykk inn på aktiviteten du ønsker å rediger.
- Trykk inn på fraværsprotokoll-listen ved å trykke på et av tallene under ""Fraværsprotokoll"
- Her får du en liste over personer som er deltakere på aktiviteten. Det lille symbolet til høyre for personens navn viser hva personen har registrert på egenmelding.
Fargen bak navnet viser viser om: - Grønt: Personen var på aktiviteten
- Rødt: Personen var ikke på aktiviteten
- Hvit: Det er ikke blitt registrert fravær på personen
- Du kan velge visning ved å trykke på antallet, For å markere en person som "Kommer/Møtt" eller "Kan ikke/Ikke møtt" sveip personen i listen til høyre eller venstre.Hvis du vet at egenmeldingen er korrekt kan du kopiere føring fra den over til fraværsrapport ved å trykke "Merk alle" og deretter "Kopier meldt status".Vi anbefaler å først merke alle som møtt eller kopiere meldt status for så å endre status på de personer der dette ikke stemmer.
Related Articles
Hvordan melde fravær/oppmøte på en aktivitet?
Under fanen "Aktiviteter" i Tutti får du en oversikt over alle aktiviteter i alle organisasjoner som du er medlem av På noen aktiviteter der ønsker din organisasjon tilbakemelding fra deg om du kommer eller ikke. Du vil da se ditt profilbildet til ...Hvordan opprette og endre steder og aktivitetstyper?
Under oppretting og redigering av en aktivitet er det mulig å legge inn et sted og en aktivitetstype. Disse kan begge opprettes samtidig når man oppretter en aktivitet, men det er også mulig å opprette, redigere, og slette dem utenom dette. Når du er ...Hvordan legge til og knytte foresatte til personer?
Foresatte kan legges til og knyttes til et medlem enten når man oppretter en person eller etter personen er opprettet. Mer info om hvordan man legger til en foresatt under oppretting se spørsmålet "Hvordan legge til en ny person?" lengre opp på denne ...Hvordan se og endre organisasjons-info?
Under fanen "Oppsett --> Organisasjon" kan man se og redigere den generell-infoen og kontakt-infoen til deres organisasjon. For å redigere denne infoen trykk på den blå knappen merket med en blyant i øvre høyre hjørnet.Hvordan opprette en aktivitet?
Ved å klikke på "+"-knappen i øvre venstre hjørne av kalenderen kan du opprette en ny aktivitet. Når du har trykket på "+"-knappen får du opp flere felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter. Det er fem felter som må fylles ut; ...
Popular Articles
Endringer 15. august 2024
Tutti Forbedringer til innlegg og prosjekter Fikset henting av aktivitetslisten I enkelte tilfeller var det aktiviteter som ikke ble vist i appen. Små oppdateringer til "Feed" Styret og personer med tilgang kan nå se alle prosjekter i Tutti "Vanlige" ...Hvordan føre fravær og oppmøte?
Å ha styre på hvem som kommer på en aktivitet er en sentral del i planleggingen og utførelsen av organisasjonens aktiviteter. Derimot hvem som faktisk var på aktivitet er viktig i planlegging av fremtidige aktiviteter. Det er også ofte krav til ...Hvordan opprette en aktivitet?
Ved å klikke på "+"-knappen i øvre venstre hjørne av kalenderen kan du opprette en ny aktivitet. Når du har trykket på "+"-knappen får du opp flere felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter. Det er fem felter som må fylles ut; ...Logge inn i Styreportalen
Innlogging i Styreportalen kan gjøres på denne siden: styreportalen.no/login Før du kan logge inn i Styreportalen må du ha fått en bruker og en rolle fra din organisasjon. Om du er usikker på om du har tilgang, eller hvilken epost/mobilnummer du er ...Hvordan endre epost og mobilnummer til en person?
Finn først personen du ønsker å redigere i en av listene under meny-valget "Personer". Trykk deretter på navnet til personen for å få opp flere detaljer om personen. Man kan redigere personalia og kontakt-info til personen ved å trykke på den blå ...