Hvordan opprette og forberede et møte?
Møter kan opprettes både for styret og for komitéer.
- Møter for styret opprettes under "Styrearbeid --> Møter"
- Møter for komitéer opprettes fra deres komitérom under "Moduler --> Komitéarbeid"
Når du har trykket inn i "Styrearbeid --> Møter", eller i et komitérom, opprettes et nytt møte ved å klikke på den grønne "+"-knappen øverst til venstre i listen over møter.
1. Generell info
Første steg er å legge in generell info om møtet som tittel, dato, adresse, etc.
Tittel, dato, start- og sluttid er obligatorisk.
Når ønsket info er lagt inn klikk blå "Lagre"-knapp for å gå videre til neste steg.
2. Velg møtedeltakere
Styreportalen foreslår møtedeltakere ut fra hvem som er registrert i styret/komitéen du oppretter møtet under i boksen til høyre.
Under denne finner du også en liste over alle personer i natteravngruppen.
Det er mulig å søke etter personer i begge disse listene.
For å legge til en person i møtet kan du:
- Klikke på "+"-knappen bak navnet til personen
- Dobbeltklikke på navnet deres
- Dra profilbildet til personen over i listen "Deltakere"
Man kan fjerne personer fra deltakerlisten ved å trykke på profilbildet deres i deltaker listen
Når deltakere er lagt inn trykk blå "Neste"-knapp får å gå videre til nest steg.
3. Sette opp agenda
Nå er det tid for å sette opp agenda/saksliste til et møte.
Det er tre måter man kan legge inn saker på et møte:
- Legge inn et forslag til en sak
- Legge inn en åpen sak
- Opprette en ny sak
Når man er ferdig å legge inn og redigere saker trykk blå "Ferdigstill møte"-knapp nede til høyre.
Opprette en ny sak
Du oppretter en helt ny sak ved å trykke på sorte "+"-knappen nede i høyre hjørnet.
Du kan så legge inn tittel, sakstype, beskrivelse, og tildele saken til en person. Bare tittel er obligatorisk.
Husk å trykke "Lagre" nede til høyre for å opprette saken.
Legge inn en åpen sak
I listen til høyre finner du saker som fortsatt er åpne fra tidligere møter.
Disse kan legges til dette møtet ved:
- Dobbelt-trykk på sakstittelen
- Dra saken fra listen "Åpne saker" over til "Agenda"
Legge inn et forslag til en sak
Forslag til saker er en egen type saker som skal gjentas på nesten alle møter. Disse kan ikke åpnes og lukkes på samme måte som andre saker.
Man kan legge til disse sakene i møtet på samme måter som andre saker:
- Dobbelt-trykk på sakstittelen
- Dra saken fra listen "Åpne saker" over til "Agenda"
Redigere, opprette og slette forslag til saker
Forslag til en sak kan også redigeres ved å trykke på de tre prikkene til høyre for tittelen "Forslag til saker":
- Trykk på "Opprett ny sak" i nedre høyre hjørnet for å opprette en ny forslags-sak.
- Trykke på "-" knappen bak tittelen til en sak for å slette den.
- Trykk på blyanten bak navnet på en sak for å redigere saken.
Fjerne og lukke en sak fra agenda/saksliste
Du kan fjerne saker fra agenda/sakslisten ved å:
- Dobbelttrykke på tittelen til saken
- Dra saken fra agenda/sakslisten over til enten "Forslag til saker" eller "Åpne saker"
Når en sake er fjernet fra agenda kan den lukkes.
Åpne saker lukkes ved å trykke de tre prikkene bak sakstittelen under "Åpne saker" og så velge "Lukk sak":
4. Sende innkallingen
Møtet er nå ferdig opprettet og klart til å gjennomføres.
Du kan sende innkalling til møtet ved å klikke på "Send innkalling" nede til høyre.
Innkallingen blir da lagret også som en PDF inne på møtet, og møtedeltakerne får nå en innkalling på e-post.
Her svarer de inviterte møtedeltakerne om de kommer eller ikke.
Når deltakere svarer på innmeldingen vil deltakere flyttes inn i "Kommer" eller "Kommer ikke" boksene.
5. Start møtet
Bak hver av deltakerne i listen "Deltakere" til høyre er det en avkryssingsboks. Her bekrefter man hvem som faktisk er på møtet.
Når dere er klar til å starte møtet huker dere av bak navnet til personer som er til stedet, og trykke "Start møte" nede til høyre.
6. Gjennomføring av styremøtet og referatskriving
Under gjennomføringen av møtene får du opp en liste med alle sakene i møtet til høyre, og i midten får du info om saken du har åpen.
Du kan velge hvilken sak du jobber med ved å trykke på dem i listen til høyre.
I midten, under "Deltaker", får du opp tittel og beskrivelsen på saken du redigerer, deretter har du en boks merket "Referat" der du kan skrive et referat på saken.
Under referatet vises filer knyttet til saken. De kan vises og lastes ned ved å trykke på dem.
Når referat er skrevet skrevet kan du velge om du er ferdig med saken eller ønsker å lukke den. Om du ønsker å lukke saken huker du av for "Lukk denne saken" rett under referatet.
7. Sende eller last ned referat
Når alle sakene er ferdigbehandlet og det er laget et referat, vil sakene vises i listen til høyre med teksten “Referat opprettet”.
Man kan deretter sende eller laste ned et samlet referat fra møtet.
I boksen til høyre under saks-listen finner du til venstre to PDF-er. Til venstre er "Referatet" og til høyre er "Innmeldingen".
Hvis du trykker på en av PDF-ene får du valget å enten "Generere" eller "Laste ned". Om PDF-ikonet har en grå farge så er ikke den generert enda, trykk da på "Generer".
Vi anbefaler å generere ny PDF før nedlasting eller ut sendelse, slik at man er sikker på at siste endringer er tatt med i PDF-en.
Om man trykker på "Send referat" i nedre høyre hjørnet vil man sende en epost til alle deltakere på møtet med en kopi av "Referatet".
Redigering av møtet/Gå tilbake til et tidligere steg
Man kan når som helst under oppretting, utførelse, eller etter et møte gå tilbake til et tidligere steg av møtet for å redigere info.
Inne i møtet gjøres dette ved å trykke på knappene med tre prikker:
- Om du trykker på prikkene bak møte-tittelen kan redigere dato, sted, etc.
- Om du trykker på prikkene bak deltakere på møtet kan du redigere deltakere eller oppmøtet på møtet.
- Om du trykker på prikkene bak agendaen kan du redigere agenda/sakslisten.
Related Articles
Hvordan opprette og endre steder og aktivitetstyper?
Under oppretting og redigering av en aktivitet er det mulig å legge inn et sted og en aktivitetstype. Disse kan begge opprettes samtidig når man oppretter en aktivitet, men det er også mulig å opprette, redigere, og slette dem utenom dette. Når du er ...Hvordan opprette et innmeldings-skjema?
Du oppretter et innmeldings-skjema ved først å trykke inn på fanen "Personer --> Innmeldinger". Deretter trykker man på den hvite knappen med et tannhjul i øvre høyre hjørnet. Nå får du opp en liste med alle eksisterende innmeldings-skjema. Du kan ...Hvordan opprette et nytt innlegg?
Et innlegg opprettes ved å trykke inne på fanen "Meldingssenter --> Nytt innlegg". 1. Tittel Her skriver du inn innleggets tittel 2. Legg inn innhold I dette felte oppretter du selve innlegget. Du kan fritt skrive inn tekst, eller du kan legge inn ...Hvordan opprette et nytt prosjekt?
For å legge til nytt prosjekt trykk på den grønne knappen merket med et "+"-ikon i øvre høyre hjørnet. Du vil nå få opp et skjema der man fyller inn info om prosjektet. Tittel: Dette er navnet på prosjektet. Beskrivelse: Her kan man legge inn en mer ...Hvordan føre fravær og oppmøte?
Å ha styre på hvem som kommer på en aktivitet er en sentral del i planleggingen og utførelsen av organisasjonens aktiviteter. Derimot hvem som faktisk var på aktivitet er viktig i planlegging av fremtidige aktiviteter. Det er også ofte krav til ...
Popular Articles
Endringer 15. august 2024
Tutti Forbedringer til innlegg og prosjekter Fikset henting av aktivitetslisten I enkelte tilfeller var det aktiviteter som ikke ble vist i appen. Små oppdateringer til "Feed" Styret og personer med tilgang kan nå se alle prosjekter i Tutti "Vanlige" ...Hvordan føre fravær og oppmøte?
Å ha styre på hvem som kommer på en aktivitet er en sentral del i planleggingen og utførelsen av organisasjonens aktiviteter. Derimot hvem som faktisk var på aktivitet er viktig i planlegging av fremtidige aktiviteter. Det er også ofte krav til ...Hvordan opprette en aktivitet?
Ved å klikke på "+"-knappen i øvre venstre hjørne av kalenderen kan du opprette en ny aktivitet. Når du har trykket på "+"-knappen får du opp flere felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter. Det er fem felter som må fylles ut; ...Logge inn i Styreportalen
Innlogging i Styreportalen kan gjøres på denne siden: styreportalen.no/login Før du kan logge inn i Styreportalen må du ha fått en bruker og en rolle fra din organisasjon. Om du er usikker på om du har tilgang, eller hvilken epost/mobilnummer du er ...Hvordan endre epost og mobilnummer til en person?
Finn først personen du ønsker å redigere i en av listene under meny-valget "Personer". Trykk deretter på navnet til personen for å få opp flere detaljer om personen. Man kan redigere personalia og kontakt-info til personen ved å trykke på den blå ...