Kom i gang med filarkivet
Å få orden på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver, m.m. er en sentral del av styrearbeidet i deres organisasjon.
Med filarkivet i Styreportalen har dere en trygg og brukervennlig måte å lagre, opprette og redigere filer.
Filarkivet er tilgjengelig for styret i deres organisasjon, men også alle komitéer får sitt eget filarkiv der de kan arbeide og arkivere sine egne filer.
Opprett filarkiv
Første gang man skal ta i bruk filarkivet må det opprettes. Dette gjøres ved å trykke på knappen "Opprett filarkiv":
Opprett filarkiv for styret:
Gå inn på "Styrearbeid --> Filer":
Opprett filarkiv for en komité:
Trykk inn på din komite under "Moduler --> Komitéarbeid" og bla litt ned på siden:
Lag dere en mappe struktur
Etter dere har opprettet et filarkiv anbefaler vi sterkt å lage en mappestruktur som dere kan bruke for å holde orden på deres filer.
Man kan alltid endre dette og flytte på filer i etterkant, men man sparer ofte tid og arbeid om man tenker over struktur før man begynner å laste opp og opprette filer.
Dere står fritt til å lage den inndelingen og strukturen dere måtte ønske, men vi anbefaler en inndeling på år og kategori.
Altså enten en mappe per år med undermapper for kategorier av dokumenter, eller en mappe per kategori med undermapper per år.
Se gjerne bilder under for eksempler:
År med undermapper for kategori
Kategori med undermapper for år
Last opp filer og mapper
Når filarkivet er blitt opprettet og dere har fått laget en ønsket mappestruktur er neste steg, for de flest organisasjoner, å laste opp allerede eksisterende filer.
Dere kan laste opp filer og mapper til filarkivet på to måter:
- Trykk på "Laste opp"-knappen
- Dra en fil/mappe inn i filarkivet
Filen/mappen vil bli lastet opp til den mappen du nå har åpen.
Altså trykk først på den mappe du vil laste opp til i mappestrukturen til venstre slik at den blir markert.
Deretter kan du trykke "Laste opp" eller dra inn over fil/mappe.
Obs: I enkelte tilfeller kan man få vansker med opplasting av veldig mage filer samtidig. Dette varierer avhengig av størrelsen på filene, din nettleser og internettilkobling. Vi anbefaler derfor å bare laste opp en mappe av gangen, og ikke mer en 20 filer.
Om deres filarkiv er opprettet, mappe-strukturen er satt opp og eksisterende filer er blitt lagt inn, så er alt av førstegangs-oppsett ferdig.
Dere står nå fritt til å bruke filarkivet slik dere måtte ønsker, men det er tre andre funksjoner i filarkivet det er veldig greit å få med seg.
Opprette en fil
I filarkivet har man mulighet til å direkte opprette et nytt tekstdokument eller et regneark. Dette er spesielt greit om man planlegge å redigere og arbeide med dokumentet direkte i filarkivet.
Du kan opprette et nytt tekstdokument eller regneark direkte i filarkivet ved å trykke "Ny fil".
Rediger en fil
I filarkivet er det mulig å redigere eller åpne en fil. Direkte redigering av tekstdokumenter og regneark i filarkivet er en av funksjonene som betraktelig forenkler styrearbeidet i organisasjonen.
Om man kan åpne eller redigere er avhengig av filtypen:
- Tekstdokumenter og regneark kan redigeres
- Man kan legge inn kommentarer i en PDF
- Lyd, video, og bilde kan vises/spilles av
Andre filtyper kan man ikke åpne i filarkivet. Disse må da lastes ned før man kan åpne eller redigere disse.
Det er to måter man kan åpne en fil på:
- Dobbelttrykk på filen
- Sekundær-klikk (høyre-klikk) på filen og velg "Åpen"
Redigering av teksdokument
Redigering av regneark
Kommentering av PDF
Laste ned filer og mapper
Meste parten av redigering og arbeid med dokumenter kan gjøres direkte i filarkivet, men det er noen tilfeller der man trenger å laste ned en fil.
Eks. redigering av andre formater enn tekstdokument, regneark eller PDF, eller om et dokument skal deles utenfor dere organisasjon.
Man har da to måter man å laste ned en fil eller en mappe på:
- Marker filen/mappen du vil laste ned og trykk "Last ned"-knappen
- Sekundær-klikk (høyre-klikk) på filen/mappen og velg "Last ned"
Er det fortsatt noe du lurer på?
Du finner enda mer info om bruk av filarkivet her: "Hvordan bruke filarkivet?"
Ta også gjerne kontakt med oss om det er spørsmål eller tilbakemeldinger.
Related Articles
Kom i gang med Styreportalen - Norges Korforbund
Velkommen til Styreportalen! Styreportalen er et verktøy for enklere drift og administrasjon av deres kor. Under finner dere et par steg og info som er greit å få med seg når man først får tilgang til Styreportalen. Disse stegene er tiltenkt ...Kom i gang med Digital Dugnad
Digital dugnad er en innsamling der organisasjoner, lag og foreninger kan selge digitale skrapelodd. Det er en ny super-enkel og rask måte å samle inn penger. Det påløper ingen kostnader under gjennomføring av en innsamling. På bare et par minutter ...Kom i gang med billettsalg via Billett.no
Det er enkelt å komme i gang med billettsalg fra Styreportalen. Alt av oppsett og administrering gjøres gjennom Styreportalen. Opprett konto i Billett.no Gå inn på "Moduler → Billettsalg". Velg "Opprett konto i Billett.no". Fyll inn nødvendig ...Hvordan bruke filarkivet?
Laste opp en fil/mappe Du kan laste opp filer og mapper til filarkivet på to måter: Trykk på "Laste opp"-knappen Dra en fil/mappe inn i filarkivet Filen/mappen vil bli lastet opp til den mappen du nå har åpen. Altså trykk først på den mappe du vil ...Hvor mye tjener vi med Digital Dugnad?
Det er gratis å sette opp innsamlingen. Varigheten på innsamlingen er 2 uker. Hvert lodd koster 50 kr. Man kan kjøpe flere lodd på én gang. Det er mulig å kjøpe digitale skrapelodd med Vipps og disse kan skrapes direkte på mobilen, nettbrett eller ...
Popular Articles
Hvordan føre fravær og oppmøte?
Å ha styre på hvem som kommer på en aktivitet er en sentral del i planleggingen og utførelsen av organisasjonens aktiviteter. Derimot hvem som faktisk var på aktivitet er viktig i planlegging av fremtidige aktiviteter. Det er også ofte krav til ...Logge inn i Styreportalen
Innlogging i Styreportalen kan gjøres på denne siden: styreportalen.no/login Før du kan logge inn i Styreportalen må du ha fått en bruker og en rolle fra din organisasjon. Om du er usikker på om du har tilgang, eller hvilken epost/mobilnummer du er ...Hvordan opprette en aktivitet?
Ved å klikke på "+"-knappen i øvre venstre hjørne av kalenderen kan du opprette en ny aktivitet. Når du har trykket på "+"-knappen får du opp flere felter der du kan fylle inn info om aktiviteten du oppretter. Det er fem felter som må fylles ut; ...Endringer 15. august 2024
Tutti Forbedringer til innlegg og prosjekter Fikset henting av aktivitetslisten I enkelte tilfeller var det aktiviteter som ikke ble vist i appen. Små oppdateringer til "Feed" Styret og personer med tilgang kan nå se alle prosjekter i Tutti "Vanlige" ...Hva er "Tutti"?
Tutti er en egen app for både medlemmer og styret. Appen gir full oversikt over alle innlegg, aktiviteter og annen kommunikasjon innad i deres organisasjon. Samle informasjon på et sted og gi medlemmer, foresatte og andre mulighet til å melde fravær ...