Kom i gang med filarkivet

Å få orden på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver, m.m. er en sentral del av styrearbeidet i deres organisasjon.

Med filarkivet i Styreportalen har dere en trygg og brukervennlig måte å lagre, opprette og redigere filer.

Filarkivet er tilgjengelig for styret i deres organisasjon, men også alle komitéer får sitt eget filarkiv der de kan arbeide og arkivere sine egne filer.

Opprett filarkiv

Første gang man skal ta i bruk filarkivet må det opprettes. Dette gjøres ved å trykke på knappen "Opprett filarkiv":

Opprett filarkiv for styret:

Gå inn på "Styrearbeid --> Filer":

Opprett filarkiv for en komité:

Trykk inn på din komite under "Moduler --> Komitéarbeid" og bla litt ned på siden:

Lag dere en mappe struktur

Etter dere har opprettet et filarkiv anbefaler vi sterkt å lage en mappestruktur som dere kan bruke for å holde orden på deres filer.

Man kan alltid endre dette og flytte på filer i etterkant, men man sparer ofte tid og arbeid om man tenker over struktur før man begynner å laste opp og opprette filer.

Dere står fritt til å lage den inndelingen og strukturen dere måtte ønske, men vi anbefaler en inndeling på år og kategori.

Altså enten en mappe per år med undermapper for kategorier av dokumenter, eller en mappe per kategori med undermapper per år.

Se gjerne bilder under for eksempler:

År med undermapper for kategori

Kategori med undermapper for år

Last opp filer og mapper

Når filarkivet er blitt opprettet og dere har fått laget en ønsket mappestruktur er neste steg, for de flest organisasjoner, å laste opp allerede eksisterende filer.

Dere kan laste opp filer og mapper til filarkivet på to måter:

Trykk på "Laste opp"-knappen
Dra en fil/mappe inn i filarkivet

Filen/mappen vil bli lastet opp til den mappen du nå har åpen.

Altså trykk først på den mappe du vil laste opp til i mappestrukturen til venstre slik at den blir markert.

Deretter kan du trykke "Laste opp" eller dra inn over fil/mappe.

Obs: I enkelte tilfeller kan man få vansker med opplasting av veldig mage filer samtidig. Dette varierer avhengig av størrelsen på filene, din nettleser og internettilkobling. Vi anbefaler derfor å bare laste opp en mappe av gangen, og ikke mer en 20 filer.

Om deres filarkiv er opprettet, mappe-strukturen er satt opp og eksisterende filer er blitt lagt inn, så er alt av førstegangs-oppsett ferdig.

Dere står nå fritt til å bruke filarkivet slik dere måtte ønsker, men det er tre andre funksjoner i filarkivet det er veldig greit å få med seg.

Opprette en fil

I filarkivet har man mulighet til å direkte opprette et nytt tekstdokument eller et regneark. Dette er spesielt greit om man planlegge å redigere og arbeide med dokumentet direkte i filarkivet.

Du kan opprette et nytt tekstdokument eller regneark direkte i filarkivet ved å trykke "Ny fil".

Rediger en fil

I filarkivet er det mulig å redigere eller åpne en fil. Direkte redigering av tekstdokumenter og regneark i filarkivet er en av funksjonene som betraktelig forenkler styrearbeidet i organisasjonen.

Om man kan åpne eller redigere er avhengig av filtypen: