Kom godt i gang med filarkivet
At få styr på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver osv. er en central del af bestyrelsens arbejde i din organisation.
Med filarkivet i bestyrelsesportalen har du en sikker og brugervenlig måde at gemme, oprette og redigere filer på.
Filarkivet er tilgængeligt for din organisations bestyrelse, men alle udvalg får også deres eget filarkiv, hvor de kan arbejde og arkivere deres egne filer.
Opret filarkiv
Første gang filarkivet skal bruges, skal det oprettes. Dette gøres ved at trykke på knappen "Opret filarkiv":
Opret filarkiv til bestyrelsen:
Gå til "Administrativt arbejde --> Filer":
Opret filarkiv til et udvalg:
Klik på dit udvalg under "Moduler --> Udvalgsarbejde" og rul lidt ned på siden:
Opret en mappestruktur
Når du har oprettet et filarkiv, anbefaler vi kraftigt at oprette en mappestruktur, som du kan bruge til at holde orden på dine filer.
Du kan altid ændre dette og flytte filer bagefter, men du sparer ofte tid og arbejde, hvis du tænker over struktur, inden du begynder at uploade og oprette filer.
Du kan frit lave den opdeling og struktur, du ønsker, men vi anbefaler en opdeling efter år og kategori.
Så enten én mappe om året med undermapper til kategorier af dokumenter, eller én mappe per kategori med undermapper om året.
Se venligst billederne nedenfor for eksempler:
Årstal med undermapper til kategori
Kategori med undermapper i årevis
Upload filer og mapper
Når filarkivet er oprettet, og du har oprettet den ønskede mappestruktur, er næste trin, for de fleste organisationer, at uploade allerede eksisterende filer.
Du kan uploade filer og mapper til filarkivet på to måder:
- Tryk på knappen "Upload".
- Træk en fil/mappe ind i filarkivet
Filen/mappen vil blive uploadet til den mappe, du i øjeblikket har åben.
Med andre ord skal du først klikke på den mappe du vil uploade til i mappestrukturen til venstre, så den er fremhævet.
Du kan derefter trykke på "Upload" eller trække ind over filen/mappen.
Bemærk: I nogle tilfælde kan du have problemer med at uploade meget små filer på samme tid. Dette varierer afhængigt af størrelsen på filerne, din browser og internetforbindelse. Vi anbefaler derfor kun at uploade én mappe ad gangen, og ikke mere end 20 filer.
Hvis dit filarkiv er blevet oprettet, mappestrukturen er sat op og eksisterende filer er indtastet, så er al indledende opsætning færdig.
Du kan nu frit bruge filarkivet, som du ønsker, men der er tre andre funktioner i filarkivet, som er rigtig gode at have med.
Opret en fil
I filarkivet kan du direkte oprette et nyt tekstdokument eller regneark. Dette er især godt, hvis du planlægger at redigere og arbejde med dokumentet direkte i filarkivet.
Du kan oprette et nyt tekstdokument eller regneark direkte i filarkivet ved at trykke på "Ny fil".
Rediger en fil
I filarkivet er det muligt at redigere eller åbne en fil. Direkte redigering af tekstdokumenter og regneark i filarkivet er en af de funktioner, der forenkler ledelsesarbejdet i organisationen betydeligt.
Om man kan åbne eller redigere afhænger af filtypen:
- Tekstdokumenter og regneark kan redigeres
- Du kan indtaste kommentarer i en PDF
- Lyd, video og billede kan vises/afspilles
Andre filtyper kan ikke åbnes i filarkivet. Disse skal så downloades, før du kan åbne eller redigere dem.
Der er to måder at åbne en fil på:
- Dobbeltklik på filen
- Sekundærklik (højreklik) på filen og vælg "Åbn"
Redigering af et tekstdokument
Redigering af regneark
Kommenterer PDF
Download filer og mapper
Det meste redigering og arbejde med dokumenter kan foregå direkte i filarkivet, men der er nogle tilfælde, hvor du skal downloade en fil.
Eks. redigering af andre formater end tekstdokument, regneark eller PDF, eller om et dokument skal deles uden for din organisation.
Du har derefter to måder at downloade en fil eller mappe på:
- Vælg den fil/mappe, du vil downloade, og tryk på knappen "Download".
- Sekundærklik (højreklik) på filen/mappen og vælg "Download"
Er der noget, du stadig undrer dig over?
Du finder endnu mere information om brugen af filarkivet her: "Hvordan bruger du filarkivet?"
Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål eller feedback.
Related Articles
Hvordan bruger man filarkivet?
Upload en fil/mappe Du kan uploade filer og mapper til filarkivet på to måder: Tryk på knappen "Upload". Træk en fil/mappe ind i filarkivet Filen/mappen vil blive uploadet til den mappe, du i øjeblikket har åben. Med andre ord skal du først klikke på ...Hvordan kommer man ind i en person med en rolle/stilling?
Personer, der skal have en rolle/stilling, indtastes på nøjagtig samme måde, som du indtaster en anden person. Se "Hvordan tilføjer du en ny person?" over. Efter at personen er blevet tilføjet til organisationen og har fået medlemskab, kan du tildele ...Hvordan skaber man en afstemning i Tutti?
Inden der træffes en beslutning i din organisation, er det altid godt at finde ud af, hvad folk i organisationen mener om en sag. Til sådanne formål har vi afstemninger i Tutti-appen. Her kan du oprette et opslag med to eller flere muligheder, som ...Hvorfor kan jeg ikke uploade eller opdele et notesæt?
Hvis du oplever problemer med at uploade eller opdele et notesæt, er der et par ting, som det er godt at tjekke først: Tjek , at filen er en .pdf-fil. Musikarkivet understøtter i øjeblikket kun .pdf-filer. Hvis navnet på filen ender med .pdf, kan du ...Hvad er "udvalgsarbejde"?
Modulet til "Udvalgsarbejde" kan bruges til at holde styr på møder, udsende informationer og gemme dokumenter i et særskilt arkiv til et udvalg. Udvalgsmedlemmer vil have adgang til lignende værktøjer som bestyrelsen, men deres møder og arkivalier ...
Popular Articles
Log ind på bestyrelsesportalen
Log ind på bestyrelsesportalen kan ske på denne side: styreportalen.no/login Før du kan logge ind på bestyrelsesportalen, skal du have modtaget en bruger og en rolle fra din organisation. Er du i tvivl om du har adgang, eller hvilken mail/mobilnummer ...Hvordan tilføjer man en ny person?
For at tilføje en ny person skal du trykke på den grønne "+" knap i øverste højre hjørne af listen "Personer --> Medlemmer": Trin 1 - Personale: Vi anbefaler først at tjekke, om personen allerede er oprettet. Det kan ske, hvis personen tidligere har ...Hvordan afslutter man et medlemskab?
Find først den person, hvis medlemskab du ønsker skal slutte i en af listerne under menupunktet "Personer". Tryk derefter på personens navn for at få flere oplysninger frem. Boksen nederst til venstre viser personens medlemskab. Du kan opsige ...Hvordan redigerer man en person?
Du kan redigere både personale, medlemskab mv Find først den person, du vil redigere i en af listerne under menupunktet "Personer". Tryk derefter på personens navn for at få flere detaljer om personen frem. Du kan nu få alle oplysninger om en person, ...Hvordan opretter man brugerdefinerede felter i medlemsregisteret?
I bestyrelsesportalen er det muligt at indtaste flere felter for personer i din organisation end dem, der er inkluderet som standard. Du kan oprette og redigere brugerdefinerede felter ved at gå til "Personer --> Medlemmer" og klikke på tandhjulet i ...