Kom godt i gang med filarkivet

Kom godt i gang med filarkivet



At få styr på dokumenter, kontrakter, regneark, arkiver osv. er en central del af bestyrelsens arbejde i din organisation.
Med filarkivet i bestyrelsesportalen har du en sikker og brugervenlig måde at gemme, oprette og redigere filer på.

Filarkivet er tilgængeligt for din organisations bestyrelse, men alle udvalg får også deres eget filarkiv, hvor de kan arbejde og arkivere deres egne filer.

Opret filarkiv

Første gang filarkivet skal bruges, skal det oprettes. Dette gøres ved at trykke på knappen "Opret filarkiv":

Opret filarkiv til bestyrelsen:
Gå til "Administrativt arbejde --> Filer":


Opret filarkiv til et udvalg:
Klik på dit udvalg under "Moduler --> Udvalgsarbejde" og rul lidt ned på siden:



Opret en mappestruktur

Når du har oprettet et filarkiv, anbefaler vi kraftigt at oprette en mappestruktur, som du kan bruge til at holde orden på dine filer.
Du kan altid ændre dette og flytte filer bagefter, men du sparer ofte tid og arbejde, hvis du tænker over struktur, inden du begynder at uploade og oprette filer.

Du kan frit lave den opdeling og struktur, du ønsker, men vi anbefaler en opdeling efter år og kategori.
Så enten én mappe om året med undermapper til kategorier af dokumenter, eller én mappe per kategori med undermapper om året.

Se venligst billederne nedenfor for eksempler:

Årstal med undermapper til kategori


Kategori med undermapper i årevis


Upload filer og mapper

Når filarkivet er oprettet, og du har oprettet den ønskede mappestruktur, er næste trin, for de fleste organisationer, at uploade allerede eksisterende filer.

Du kan uploade filer og mapper til filarkivet på to måder:
  1. Tryk på knappen "Upload".
  2. Træk en fil/mappe ind i filarkivet
Filen/mappen vil blive uploadet til den mappe, du i øjeblikket har åben.
Med andre ord skal du først klikke på den mappe du vil uploade til i mappestrukturen til venstre, så den er fremhævet.
Du kan derefter trykke på "Upload" eller trække ind over filen/mappen.


Bemærk: I nogle tilfælde kan du have problemer med at uploade meget små filer på samme tid. Dette varierer afhængigt af størrelsen på filerne, din browser og internetforbindelse. Vi anbefaler derfor kun at uploade én mappe ad gangen, og ikke mere end 20 filer.

Hvis dit filarkiv er blevet oprettet, mappestrukturen er sat op og eksisterende filer er indtastet, så er al indledende opsætning færdig.
Du kan nu frit bruge filarkivet, som du ønsker, men der er tre andre funktioner i filarkivet, som er rigtig gode at have med.

Opret en fil

I filarkivet kan du direkte oprette et nyt tekstdokument eller regneark. Dette er især godt, hvis du planlægger at redigere og arbejde med dokumentet direkte i filarkivet.

Du kan oprette et nyt tekstdokument eller regneark direkte i filarkivet ved at trykke på "Ny fil".


Rediger en fil

I filarkivet er det muligt at redigere eller åbne en fil. Direkte redigering af tekstdokumenter og regneark i filarkivet er en af de funktioner, der forenkler ledelsesarbejdet i organisationen betydeligt.

Om man kan åbne eller redigere afhænger af filtypen:
  1. Tekstdokumenter og regneark kan redigeres
  2. Du kan indtaste kommentarer i en PDF
  3. Lyd, video og billede kan vises/afspilles
Andre filtyper kan ikke åbnes i filarkivet. Disse skal så downloades, før du kan åbne eller redigere dem.

Der er to måder at åbne en fil på:
  1. Dobbeltklik på filen


  2. Sekundærklik (højreklik) på filen og vælg "Åbn"



Redigering af et tekstdokument


Redigering af regneark


Kommenterer PDF



Download filer og mapper

Det meste redigering og arbejde med dokumenter kan foregå direkte i filarkivet, men der er nogle tilfælde, hvor du skal downloade en fil.
Eks. redigering af andre formater end tekstdokument, regneark eller PDF, eller om et dokument skal deles uden for din organisation.

Du har derefter to måder at downloade en fil eller mappe på:
  1. Vælg den fil/mappe, du vil downloade, og tryk på knappen "Download".


  2. Sekundærklik (højreklik) på filen/mappen og vælg "Download"


Er der noget, du stadig undrer dig over?

Du finder endnu mere information om brugen af filarkivet her: "Hvordan bruger du filarkivet?"

Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål eller feedback.