Hvordan opretter og forbereder man et møde?

Hvordan opretter og forbereder man et møde?

Der kan oprettes møder både for bestyrelsen og for udvalg.
  1. Møder for bestyrelsen oprettes under "Bestyrelsesarbejde --> Møder"
  2. Møder for udvalg oprettes fra deres udvalgsrum under "Moduler --> Udvalgsarbejde"

Når du har trykket dig ind på "Bestyrelsesarbejde --> Møder", eller i et udvalgsrum, oprettes et nyt møde ved at trykke på den grønne "+" knap øverst til venstre på mødelisten.

1. Generel information

Det første trin er at indtaste generelle oplysninger om mødet såsom titel, dato, adresse osv.
Titel, dato, start- og sluttidspunkt er obligatoriske.

Når de ønskede oplysninger er indtastet, skal du klikke på den blå "Gem"-knap for at fortsætte til næste trin.
valgtImg

2. Vælg mødedeltagere

Bestyrelsesportalen foreslår mødedeltagere ud fra, hvem der er tilmeldt den bestyrelse/udvalg, du opretter mødet under i boksen til højre.
Herunder finder du også en liste over alle personer i natuglegruppen.
Det er muligt at søge efter personer på begge disse lister.

For at tilføje en person til mødet kan du:
  1. Klik på knappen "+" bag personens navn
  2. Dobbeltklik på deres navn
  3. Træk profilbilledet af personen til listen "Deltagere".

Du kan fjerne personer fra deltagerlisten ved at klikke på deres profilbillede i deltagerlisten

Når deltagerne er indtastet, tryk på den blå "Næste" knap for at gå videre til næste trin.


3. Sæt dagsordenen op

Nu er det tid til at opsætte dagsordenen/punktlisten til et møde.

Der er tre måder at tilføje emner til et møde:
  1. Indsend et forslag til en sag
  2. Indtast en åben sag
  3. Opret en ny sag
Når du er færdig med at indtaste og redigere sager, tryk på den blå "Afslut møde" knap nederst til højre.

Opret en ny sag

Du opretter en helt ny sag ved at trykke på den sorte "+" knap i nederste højre hjørne.

Du kan derefter indtaste titel, sagstype, beskrivelse og tildele sagen til en person. Kun titel er obligatorisk.
Husk at trykke på "Gem" nederst til højre for at oprette sagen.

Indtast en åben sag

I listen til højre finder du sager, der stadig er åbne fra tidligere møder.
Disse kan tilføjes til dette møde ved at:
  1. Dobbeltklik på sagens titel
  2. Træk sagen fra listen "Åbne sager" til "Agenda"


Indsend et forslag til en sag

Forslag til sager er en særskilt sagstype, der skal gentages på næsten hvert møde. Disse kan ikke åbnes og lukkes på samme måde som andre sager.
Du kan tilføje disse sager til mødet på samme måde som andre sager:
  1. Dobbeltklik på sagens titel
  2. Træk sagen fra listen "Åbne sager" til "Agenda"


Rediger, opret og slet forslag til sager

Forslag til en sag kan også redigeres ved at trykke på de tre prikker til højre for titlen "Forslag til sager":

Når du klikker her, får du en dialog, hvor "Forslag til sager" kan redigeres.
  1. Tryk på "Opret ny sag" i nederste højre hjørne for at oprette en ny forslagssag.
  2. Tryk på knappen "-" bag titlen på en sag for at slette den.
  3. Tryk på blyanten ud for navnet på en sag for at redigere sagen.

Fjern og luk en sag fra dagsordenen/sagslisten

Du kan fjerne sager fra dagsordenen/sagslisten ved at:
  1. Dobbeltklik på titlen på sagen
  2. Træk sagen fra dagsordenen/sagslisten til enten "Forslag til sager" eller "Åbne sager"

Når en sag er fjernet fra dagsordenen, kan den afsluttes.
Åbne sager lukkes ved at trykke på de tre prikker bag sagstitlen under "Åbne sager" og derefter vælge "Luk sag":


4. Send indkaldelsen

Mødet er nu oprettet og klar til at blive gennemført.

Du kan sende en invitation til mødet ved at klikke på "Send invitation" nederst til højre.
Indkaldelsen gemmes så også som PDF inde i mødet, og mødedeltagerne modtager nu en indkaldelse på e-mail.
Her svarer de inviterede mødedeltagere på, om de kommer eller ej.



Når deltagerne svarer på tilmeldingen, flyttes deltagerne ind i boksene "Kommer" eller "Kommer ikke".


5. Start mødet

Bag hver af deltagerne på listen "Deltagere" til højre er et afkrydsningsfelt. Her bekræfter du, hvem der rent faktisk er til mødet.
Når du er klar til at starte mødet, skal du sætte kryds ved navnene på personer, der er der, og trykke på "Start møde" nederst til højre.



6. Gennemførelse af bestyrelsesmøde og referatskrivning

Under møderne får du en liste over alle sagerne i mødet til højre, og i midten får du information om den sag, du har åben.
Du kan vælge, hvilken sag du arbejder med, ved at klikke på dem i listen til højre.

I midten får du under "Deltager" titel og beskrivelse af den sag du redigerer, derefter har du en boks mærket "Rapport", hvor du kan skrive en rapport om sagen.
Under referatet vises filer relateret til sagen. De kan ses og downloades ved at trykke på dem.
Når referatet er skrevet, kan du vælge, om du er færdig med sagen eller vil lukke den. Hvis du ønsker at lukke sagen, skal du sætte kryds ved "Luk denne sag" lige under referatet.



7. Send eller download minutter

Når alle sagerne er behandlet og der er lavet en anmeldelse, vil sagerne fremgå af listen til højre med teksten "Rapport oprettet".
Du kan derefter sende eller downloade et referat af mødet.

I boksen til højre under sagslisten finder du to PDF'er til venstre. Til venstre er "Referatet" og til højre er "Registrering".
Hvis du klikker på en af PDF'erne, får du valget mellem enten "Generer" eller "Download". Hvis PDF-ikonet har en grå farve, er det ikke blevet genereret endnu, tryk derefter på "Generer".
Vi anbefaler at generere en ny PDF inden download eller udsendelse, så du er sikker på, at de seneste ændringer er inkluderet i PDF'en.

Trykker du på "Send referat" i nederste højre hjørne, vil der blive sendt en mail til alle mødedeltagere med en kopi af "Referatet".


Redigering af mødet/Gå tilbage til et tidligere trin

Du kan til enhver tid under oprettelsen, udførelsen eller efter et møde gå tilbage til et tidligere stadium af mødet for at redigere oplysninger.

Inde i mødet gøres dette ved at trykke på knapperne med tre prikker:
  1. Hvis du trykker på prikkerne bag mødetitlen, kan du redigere dato, sted mv.
  2. Hvis du trykker på prikkerne bag deltagere i mødet, kan du redigere deltagere eller deltagelse i mødet.
  3. Hvis du trykker på prikkerne bag dagsordenen, kan du redigere dagsordenen/sagslisten.


    • Related Articles

    • Hvordan opretter man et udvalg?

      Du opretter et udvalg fra fanen "Opsætning --> Udvalgsopsætning". Inde på denne side skal du trykke på den grønne "+" knap i øverste højre hjørne. Du får nu en dialog, hvor du kan oprette et nyt udvalg. Udfyld felterne her og tryk derefter på "Gem". ...

    • Hvordan opretter og ændrer man lokationer og aktivitetstyper?

      Når du opretter og redigerer en aktivitet, er det muligt at indtaste et sted og en aktivitetstype. Disse kan begge oprettes på samme tid ved oprettelse af en aktivitet, men det er også muligt at oprette, redigere og slette dem uden for denne. Når du ...

    • Hvordan opretter man et nyt indlæg?

      Et indlæg oprettes ved at klikke på fanen "Meddelelsescenter --> Nyt indlæg". 1. Titel Her indtaster du titlen på opslaget 2. Opslå indhold I dette felt opretter du selve opslaget. Du kan frit indtaste tekst, eller du kan indsætte lister eller ...

    • Hvordan sporer man fravær og fremmøde?

      At have kontrol over, hvem der kommer til en aktivitet, er en central del af planlægning og eksekvering af organisationens aktiviteter. Men hvem der faktisk deltog i aktiviteten er vigtig i planlægningen af fremtidige aktiviteter. Der er også ofte ...

    • Hvordan opretter man et nyt projekt?

      For at tilføje et nyt projekt tryk på den grønne knap markeret med et "+" ikon i øverste højre hjørne. Du får nu en formular, hvor du udfylder oplysninger om projektet. Titel : Dette er navnet på projektet. Beskrivelse : Her kan du indtaste en mere ...

    • Popular Articles

    • Log ind på bestyrelsesportalen

      Log ind på bestyrelsesportalen kan ske på denne side: styreportalen.no/login Før du kan logge ind på bestyrelsesportalen, skal du have modtaget en bruger og en rolle fra din organisation. Er du i tvivl om du har adgang, eller hvilken mail/mobilnummer ...

    • Hvordan tilføjer man en ny person?

      For at tilføje en ny person skal du trykke på den grønne "+" knap i øverste højre hjørne af listen "Personer --> Medlemmer": Trin 1 - Personale: Vi anbefaler først at tjekke, om personen allerede er oprettet. Det kan ske, hvis personen tidligere har ...

    • Hvordan afslutter man et medlemskab?

      Find først den person, hvis medlemskab du ønsker skal slutte i en af listerne under menupunktet "Personer". Tryk derefter på personens navn for at få flere oplysninger frem. Boksen nederst til venstre viser personens medlemskab. Du kan opsige ...

    • Hvordan redigerer man en person?

      Du kan redigere både personale, medlemskab mv Find først den person, du vil redigere i en af listerne under menupunktet "Personer". Tryk derefter på personens navn for at få flere detaljer om personen frem. Du kan nu få alle oplysninger om en person, ...

    • Hvordan opretter man brugerdefinerede felter i medlemsregisteret?

      I bestyrelsesportalen er det muligt at indtaste flere felter for personer i din organisation end dem, der er inkluderet som standard. Du kan oprette og redigere brugerdefinerede felter ved at gå til "Personer --> Medlemmer" og klikke på tandhjulet i ...